Las plataformas de teleformación
Elementos esenciales a tener en cuenta

Marta González Arechabaleta
Consultora en Teleformación
ComuNET Education Solutions
http://www.comunet.es

La utilización e integración de las nuevas tecnologías en los procesos formativos se presenta como un gran reto tanto para las instituciones educativas, como para las organizaciones empresariales.

El acceso a las tecnologías de la información y su óptima implantación es, sin duda, uno de los aspectos claves para garantizar el desarrollo de cualquier tipo de organización, ya que aportan importantes ventajas orientadas a facilitar y potenciar considerablemente el proceso de aprendizaje de la persona, a través de los aspectos más interactivos del uso de dichos sistemas, proporcionando dinámicas pedagógicas y metodológicas basadas en la colaboración, la comunicación y el acceso a una inmensa variedad de recursos de información.

El uso de la tecnología en formación no debe implicar una pérdida de autonomía y control por parte del formador en el proceso de diseño e impartición de un curso. Es por ello importante, contar con herramientas tecnológicas o lo que conocemos con el nombre de plataformas de teleformación, las cuales deben facilitar el proceso de diseño y definición de cualquier tipo de proceso formativo.

Una plataforma de teleformación, ante todo, debe caracterizarse por su capacidad para integrar las herramientas y recursos necesarios para gestionar, administrar, organizar, coordinar, diseñar e impartir programas de formación a través de la tecnología Internet/Intranet. La elección de la plataforma adecuada o sistema orientado a la gestión y distribución de recursos formativos será esencial, con el fin de dotar al responsable de definir los procesos de aprendizaje de cualquier organización de las herramientas adecuadas para facilitar el cumplimiento de sus objetivos.

Además, una plataforma deberá aportar la suficiente flexibilidad como para poder crear entornos de formación y aprendizaje adaptados a las necesidades de cualquier tipo de organización. Asimismo, deberá incluir todas aquellas herramientas de comunicación, tanto síncronas como asíncronas, que faciliten el intercambio y la colaboración entre los diferentes usuarios que forman parte de la comunidad de aprendizaje y conocimiento que cada entidad decida crear.

Sin embargo, tal y como ya hemos indicado, deberemos tener en cuenta que, aunque contar con la tecnología adecuada es importante, esto no garantizará el éxito de la implantación de un buen sistema de formación on line. La tecnología debe acompañarse de un acertado análisis de las necesidades formativas de los potenciales participantes en un curso de formación on line, con el fin de adaptar la metodología y orientación pedagógica a las necesidades detectadas.

En este sentido, será importante que podamos contar con una herramienta o plataforma que nos permita transformar e integrar contenidos en un entorno de formación on line, sin demasiada complejidad técnica. Por otro lado, tendremos que trabajar en metodología de tipo on line, lo cual implica definir entornos de teleformación dotados de los suficientes recursos como para poder facilitar el proceso de aprendizaje de un usuario final (participante del curso), con quien podríamos no tener ningún tipo de contacto físico a lo largo de todo el proceso.

Por lo tanto, es vital proveer al usuario de una plataforma de teleformación que integre herramientas de apoyo, sencillas y flexibles, que le permitan definir entornos de formación apropiados para cubrir necesidades de gestión y de tipo organizativas, así como pedagógicas y formativas.

Aspectos esenciales a tener en cuenta en la elección de una plataforma de teleformación

Tal y como ya hemos comentado anteriormente, una plataforma de teleformación debe ser un elemento integrador de diferentes herramientas y funcionalidades que permitan crear cualquier tipo de entorno de formación on line, adaptado a las necesidades de cada organización.

Este aspecto es muy importante, puesto que la tecnología debe cubrir necesidades específicas y no al revés. Es decir, la entidad formativa no debe condicionar sus acciones y modelos pedagógicos a las exigencias tecnológicas.

Por tanto, un aspecto importante a destacar en cualquier plataforma será el aspecto de la Personalización, es decir, la posibilidad de que una organización adapte una plataforma a sus propias exigencias y necesidades, dotándola de la flexibilidad que pueda requerir en su proceso de implantación de un proceso de formación on line o teleformación.

Los aspectos a tener en cuenta relacionados con la personalización de una plataforma tienen que ver, por un lado, con aquellos puramente gráficos y de apariencia, y por otro, con aquellos relacionados con los aspectos organizativos y estructurales, es decir, aquellos que permitan parametrizarla de acuerdo a las necesidades específicas de una organización.

Los aspectos gráficos tienen que ver con aquellas posibilidades que permitan adaptar una plataforma a la imagen corporativa que mejor se corresponda con cada organización. La parametrización, en cambio, va más allá, adentrándose en los aspectos organizativos de un entorno de formación on line. Dichos aspectos, por tanto, tienen que ver con las posibilidades que una plataforma debe ofrecer a una organización relacionadas con el diseño de la estructura formativa y de cursos, la asignación de usuarios y los diferentes perfiles de acceso según se requiera, la integración y adaptación de servicios, etc.

Adicionalmente, es importante destacar como aspectos importantes a tener en cuenta en la elección de una plataforma, los siguientes:

• Compatibilidad tecnológica y posibilidades de integración

Una plataforma debe ser lo más compatible posible con cualquier infraestructura informática. Por ello, no deberá presentar restricciones ni limitaciones en cuanto a sus posibilidades de adaptación con cualquier sistema operativo, base de datos, navegador de Internet, servidor web, etc.

Además, hay que tener en cuenta que, en muchos casos, la plataforma de teleformación deberá convivir con otros sistemas de gestión con los que pueda trabajar la organización que decida adoptar un sistema de formación on line. Lo cual, en muchos casos, supone trabajar en integración de la plataforma con otras infraestructuras informáticas y de sistemas, de tal forma que ambos integren aquellos procesos administrativos y de gestión que estén implantados en una organización y que así se requieran.

• Rapidez en el proceso de implantación

Un aspecto importante a considerar en la elección de una plataforma es el tiempo que vaya a requerir el proceso de implantación en una organización. De la misma forma, y como consecuencia del tiempo en la implantación, habrá que tener en cuenta el nivel de dependencia de un consultor que se deberá requerir. Lo ideal es que dicho proceso sea lo más rápido posible y que, a partir de un apoyo inicial por parte de un consultor, la empresa pueda contar con una completa autonomía a la hora de definir sus procesos de formación on line.

• Compatibilidad con los estándares internacionales

Hoy en día se impone la necesidad de tener en cuenta un aspecto novedoso, pero fundamental en la elección de una plataforma. Nos referimos a la posibilidad de que la plataforma en cuestión cumpla con los estándares internacionales AICC, IMS, SCORM, etc. El cumplimiento de dichos estándares garantizará la compatibilidad de dicha plataforma con contenidos, test u otros elementos que se puedan llegar a integrar en la misma por parte de otros proveedores o bien exportar desde nuestra plataforma a otros sistemas que, a su vez, cumplan las normas internacionales que para tal efecto se están definiendo en el sector de la formación on line.

• Integración de herramientas de administración y gestión

Una plataforma debe contar con herramientas propias de administración y gestión de todos los recursos que en dicho sistema se integran. Entre las herramientas y funcionalidades más básicas y esenciales se encuentran los procesos de pre-inscripción e inscripción de los cursos, integración de sistemas de pago on line, la asignación de usuarios y perfiles de acceso, niveles de seguridad, creación de áreas formativas y cursos, creación de materiales, seguimientos de los accesos, control de tiempos, etc.

• Desarrollo de contenidos y cursos

Una plataforma debe integrar las herramientas necesarias para construir un curso de formación on line. Dichas herramientas deben completarse con aquellas orientadas a la construcción del contenidos en sí mismo. Para ello, se deberá contar tanto con herramientas propias de autor integradas en la propia plataforma, como aquellas que hagan posible la integración de contenidos realizados con otras herramientas de autor externas o contenidos en cualquier tipo de formato bien sea de vídeo, audio, word, PDF, power point, etc.

Adicionalmente, la plataforma deberá facilitar el proceso de construcción de un curso, a través de la integración de herramientas que permitan organizar el material de acuerdo a un plan de trabajo, así como la asignación de actividades prácticas basada en diferentes modelos de test, pruebas de evaluación, trabajos, casos, etc.

• Integración de Herramientas de Comunicación

La interacción y la comunicación entre todos los usuarios de un sistema de formación on line debe estar garantizado a través de la integración de diferentes herramientas que faciliten la comunicación y la colaboración entre todos los usuarios. Dichas herramientas deben facilitar, tanto la comunicación asíncrona (foros, tablones, correo, listas, etc), como la comunicación síncrona, (sistema de mensajería, chat, videoconferencia, etc.)

• Herramientas de apoyo al seguimiento de un curso

Otro aspecto importante a tener en cuenta en la elección de una plataforma son aquellas herramientas que se presentan, tanto para el alumno como para el profesor, en el proceso de impartición de un curso on line.

En este sentido, nos tendremos que fijar en las herramientas que se incluyen en una plataforma con el fin de facilitar el seguimiento del progreso de un curso, la variedad de los informes y los aspectos que se destacan, posibilidades de integración y creación de materiales por parte del alumno, herramientas de control y seguimiento para el profesor, etc.

La formación on line y todos los usuarios que intervienen en su proceso de desarrollo (alumnos, profesores y administradores), requieren de unos recursos, los cuales son imprescindibles para garantizar unos mínimos niveles de calidad a la hora de diseñar planes de formación de carácter on line.

Sin embargo, hay que tener en cuenta que la integración de recursos y funcionalidades que permitan aumentar las posibilidades de creación de entornos de formación on line, no tienen porque implicar una mayor complejidad en el uso y manejo de dichos sistemas, los cuales deben presentarse al usuario final de una manera sencilla, dinámica y lógica.