Las fases de implantación del e-Learning en la empresa

por Javier LOZANO

Presidente de NANFOR Ibérica

Introducción

A medida que el e-learning (también denominado teleformación o teleaprendizaje) se implanta en las empresas progresivamente, son muchas las compañías que se preguntan si deben utilizar esta modalidad de formación para sus empleados. En el presente artículo trataremos sobre las distintas fases de adopción del e-elearning para disminuir los riesgos de su implantación.

El e-learning se adopta lentamente

Como fenómeno derivado de Internet, la formación a través de la red de redes creó hace un lustro unas expectativas infundadas de implantación por las que muchas empresas invirtieron importantes recursos que no pudieron rentabilizar. Por ello, en el sector decimos que “el cementerio del e-learning está repleto de cadáveres”.  No obstante y a pesar de esta situación inicial típica de la burbuja de Internet, a medida que se van realizando acciones formativas y a pesar de las opiniones de algunos miembros del sector del lado de la demanda refiriéndose a la teleformación como un “bluff”, son más las empresas que lo utilizan y que ven como su competitividad crece empleando técnicas como el e-learning rápido para la adopción inmediata de nuevos procesos, técnicas y metodologías de la empresa.

En las grandes empresas de este país, saben que los sistemas de teleformación son necesarios y en determinadas áreas de aprendizaje serán imprescindibles.

La adopción del e-learning y el tamaño de la empresa

Según varios estudios, como los publicados en APEL (Asociación de Proveedores de e-learning: www.apel.es) y los realizados desde FORCEM (www.forcem.es), las compañías de gran tamaño son las que están adoptando más rápidamente el e-elearning como modalidad de formación en la mayoría de sus acciones formativas. En el 2.002 trataban de conseguir un 30% de sus acciones formativas por teleformación, actualmente están en un 50%. ¿por qué estas empresas que pertenecen al sector financiero, telecomunicaciones, laboratorios y seguros aumentan el uso del e-learning? La respuesta es clara y además de otros factores podemos citar la rapidez de transferencia del mensaje, facilidad de acceso a la formación de los participantes y menor coste de la acción con un seguimiento exhaustivo del aprendizaje de cada individuo. Normalmente, estas empresas ya tienen su sistema de teleformación implantado varios años e intentan ser autosuficientes en la mayoría de sus necesidades. En ocasiones, desarrollan su propia plataforma de teleformación y poseen un equipo propio de desarrollo con el que aumentar contenidos internos para incrementar sus acciones de tele-aprendizaje. Cuando año tras año repiten estas actividades, las otras empresas, sus directores generales, responsables de recursos humanos y de formación meditan sobre la vía de acceso a este sistema.

Ahora les toca el turno a las empresas que, siendo de gran tamaño (más de 1.000 empleados) no tienen un número de trabajadores tan significativo como las citadas anteriormente. En éstas, nos encontramos con varias posiciones ante la adopción del e-learning: los que no están haciendo ninguna actividad, y los que han comenzado de forma incipiente.

En las distintas reuniones que tenemos con responsables de formación de empresas, la primera pregunta que se hacen es: ¿Cómo puedo implantar la teleformación en mi empresa? Para responder esta delicada pregunta habría que tener en cuenta varios factores, el más importante, quizás, puede ser el histórico de experiencias de otras empresas.

Implantando experiencias de teleformación con éxito

Para conseguir los resultados apetecibles, se debería de trazar un  plan de implantación por fases en los que la inversión se produzca a medida que la formación se recibe y la capacidad de respuesta a mayores necesidades esté presente.

Hay algunos puntos que creemos de interés habida cuenta de éxitos y errores pasados.

La realización de proyectos piloto en plataforma externa nos permite conocer las distintas opciones de teleformación así como las posibilidades de éxito de la acción. Corregir los fallos y hacer un seguimiento exhaustivo de las experiencias de los participantes nos va a facilitar tomar una decisión al respecto. La capilaridad de la experiencia piloto tiene que encontrarse en otra etapa intermedia. Hay que hacer un piloto (de 15 a 50 personas), una etapa intermedia (de 100 a 300) y una global (que abarque a la totalidad de la plantilla). Esto es aplicable en escala proporcional a empresas de menor tamaño.

Los pilotos no solo se realizarán en la primera acción formativa (por ejemplo ofimática) sino también se deberían extender a nuevos contenidos como los de idiomas o temáticas internas de la empresa. En el primer piloto se realizará una auditoria de recursos informáticos y de acceso a Internet para determinar la capacidad de la organización en la realización de acciones de teleformación.

El e-learning y los sectores productivos

Los sectores más avanzados son los que tradicionalmente han invertido más en la teleformación, telecomunicaciones, empresas financieras, seguros, laboratorios y tecnologías de información son los más innovadores en estas materias. Si bien, en función del tamaño de la empresa se emplea más o menos el e-learning. Por esta y otras razones, el Nuevo Modelo para la Formación Continua intenta paliar la dificultad de las PYMES para el acceso a la formación en que se favorece en la co-financiación privada a empresas con un menor número de empleados.

Como realizar e-learning sin riesgos

Algunas empresas han realizado inversiones en e-learning con resultados desalentadores, afortunadamente han sido pocos los casos registrados. Esta afirmación se puede realizar desde el lado de la demanda (las empresas no se arriesgan a comprar  a no ser que tengan muy claro que funciona la modalidad de teleformación), en cambio desde el lado de la oferta han sido muchos los fracasos que se han ido produciendo por un exceso de expectativas de un mercado emergente e inversiones excesivas.

Nuestra recomendación es que los clientes (demanda de servicios y cursos de teleformación) aprendan de los errores de otros (principalmente proveedores) y no se aventuren a desarrollar proyectos de e-learning que requieran recursos ingentes sin una clara rentabilidad a medio plazo.

La compra de herramientas, plataformas o cualquier otra inversión debe quedar supeditada a la ejecución con éxito de planes de teleformación realizados con la participación de empresas especialistas en teleformación.

Las inversiones en plataformas propias y desarrollos internos deberían comenzar a contemplarse después de dos o tres años de experiencia en e-learning y una vez se hubieran contrastado datos económicos de retorno de la inversión.

Contenidos de teleformación

En España la mayoría de experiencias de teleformación se han basado en cursos de ofimática, seguidos de idiomas y de cultura empresarial.

Las PYMEs y la teleformación

La primera cuestión a determinar es si en la PYME se cuenta con la infraestructura necesaria. Si se cumple este requisito recomendamos a estas organizaciones que lo incorporen lo antes posible ya que en empresas donde es muy difícil prescindir de un trabajador, hay picos horarios donde se puede recibir los cursos. El trabajador no deja su puesto y aprende cuando menos trabajo hay.

Conocemos PYMEs donde realizan la formación en horarios de mañana de 8,00 a 9,00 horas, otras lo hacen los viernes por la tarde. Las asociaciones y organismos empresariales son las que pueden ofrecer cursos subvencionados y también pueden acudir directamente a cualquier proveedor de cursos e-learning.

Conclusiones:

Hay que acceder al e-learning sin riesgos, tanto la PYME como la Gran Empresa debe de mostrar cautela en el avance de esta modalidad. La Gran Empresa con proyectos piloto, la PYME viendo antes el curso para evaluar su calidad. De esta manera se podrán cubrir las expectativas de los participantes.

Animamos a los que no conocen el e-learning que realicen algún curso de prueba desarrollado con nuevas herramientas para que puedan comprobar su utilidad.

Las PYMEs tienen como el resto de las empresas una cantidad asignada según el NMFC (Nuevo Modelo para la Formación Continua) en actividades formativas, a través de la teleformación serán capaces resolver sus necesidades sin tener que aportar excesivos recursos de personal y a coste 0.