Análisis de los proyectos e-Learning

por Javier LOZANO

Presidente de NANFOR Ibérica

Introducción

El uso generalizado de técnicas financieras para cuantificar los resultados de las acciones de las empresas hace que se empleen en cualquier tipo de nuevo proyecto. Esto ocurre con las acciones de teleformación en las empresas. El ROI (Tasa de retorno de la inversión de un proyecto) se impone como la forma más ajustada.

La fórmula básica del ROI trata dos variables generales a analizar: los costes y beneficios que genera el proyecto e-learning.

¿Qué sucede si no hacemos la formación?

Para calcular la tasa de retorno de inversión, hay dos fases principales: el cálculo de la tasa de ROI para la realización de la acción formativa, aspecto fundamental para evitar realizar acciones sin claros resultados.

En ocasiones se asumen necesidades formativas por deseos de determinados grupos en la empresa que indican sus necesidades de cara a su formación personal, sin atender a las necesidades de la organización.

Dependiendo de la empresa, puede suceder que interpreten estos cursos como premio a su dedicación y fidelidad para aumentar la estabilidad en la empresa, mejorar su motivación y aumentar la productividad. Estos factores tienen que ser valorados por distintos miembros de la empresa para lograr el compromiso correspondiente de cálculo en los efectos beneficiosos del ROI. El mismo caso en otra empresa puede ser interpretado como un exceso en los gastos de formación que, al fin y al cabo, no van a mejorar directamente su productividad por tratarse de acciones de formación no vinculadas al proceso productivo. En este caso nos encontraríamos que esta posible acción formativa no se realizaría porque si no hacemos la formación la productividad se mantiene. Por lo que el ROI nos ayuda a no hacer acciones formativas que no tengan beneficios para la empresa.

Estamos pues ante una situación en la que la cultura empresarial, su estrategia y sus objetivos son cruciales para calcular el ROI. Cada empresa debe desarrollar su metodología de cálculo de ROI de distinta manera y para casos similares un ROI puede ser distinto de otro.

Si superamos la primera fase de cálculo de ROI, es decir, se ha decidido en la corporación que es necesario realizar la acción, tenemos que comentar esta acción a los responsables financieros, de tecnologías de información, de compras y de RRHH para determinar y acordar las variables principales que nos ayuden a calcular los costes y los beneficios de la acción formativa. En esta etapa se debe comenzar a calcular los costes y los beneficios de la acción formativa.

El responsable del posible proyecto  debería de solicitar a través de la Dirección General (si es posible) un listado a los responsables de RRHH; TI y Finanzas de la empresa en el que, en forma de cuenta del libro mayor, apuntaran una estimación económica los componentes de costes de la operación así como las ventajas o beneficios estimados de la misma. Estas estimaciones se volverán a solicitar una vez realizada la acción formativa y se analizarían desviaciones.

Costes de la acción formativa

Para ofrecer una idea aproximada de los componentes de cada área vamos a diferenciar los costes de formación presencial y de la formación e-Learning. Recomendamos que en cursos con duración superior a 100 horas se haga una estimación de modelo blended learning o formación mixta para evaluar una tercera opción. En el ROI deberá de incluirse la tasa de finalización de cursos y de gestión del conocimiento del alumno. Esto quiere decir que habrá alumnos que habrán finalizado con un 50% de conocimiento sobre el total del curso que puede ser un porcentaje adecuado en comparativa con los estándares de formación presencial donde se desconoce el nivel de aprovechamiento del alumno al no hacer ningún tipo de prueba de evaluación.

Los costes de un proyecto en ocasiones no son evidentes, y tampoco exactos, los costes y sus reducciones pueden jugar a favor o en contra de la compañía dependiendo de las personas que lo definen y establecen, del departamento que está implicado. Por ejemplo, RRHH puede tener una visión de implantación de e-Learning

Detalle de los posibles costes de formación presencial:

Tiempo dedicado al cálculo del ROI (50%): no se calculará tasa de ROI en proyectos de e-Learning menores donde la cantidad a analizar sea escasa.

Costes de realización de la formación: como salarios de los instructores organizadores de los cursos, costes de viaje y dietas de los participantes y profesores, costes del material de formación, libros, fotocopias, encuadernaciones, cafés y comidas en su caso, envío de los materiales al lugar de aprendizaje, costes de administración de registro, comunicación y seguimiento de los participantes.

Costes de preparación de las clases y del material: En la modalidad de formación presencial se suele impartir la formación por profesionales expertos que ya dominan la materia y que no requieren tiempo previo de preparación. Esto, no ocurre en todos los casos, sobre todo en compañías dedicadas a la formación en áreas de evolución tecnológica donde se requiere un alto nivel de autoformación, sobre todo en las primeras ediciones de impartir el curso. En estos costes podemos incluir el tiempo e instalaciones empleadas en planificar actividades y secuencias formativas, uso de tests,  evaluaciones, pruebas, prácticas y elementos precisos para interactuar en vivo con el participante. Otros elementos pueden ser la edición de presentaciones, preparaciones de clases y diapositivas y uso de distintos materiales multimedia.

Costes de elementos físicos para realizar la formación:  Podemos reseñar aquí de lo más visible a lo invisible: aulas, costes de mantenimiento de estas aulas, imputación de costes de personal que trabaja en la gestión de las mismas, instalaciones, luz, electricidad, suministros, mobiliario, ordenadores, material audiovisual, material para escritura, pizarras, mesas, y otros elementos inmovilizados que son necesarios para impartir la formación.

Costes de viaje: Este capítulo es el primero que viene a la mente en el caso de ahorro de costes con respecto a la formación presencial, efectivamente, es un área donde e-Learning puede ahorrar significativamente recursos, y donde desplazamientos para la formación presencial hace que se generen determinados costes ocultos como el coste de oportunidad del empleado/a no disponible en determinados momentos. Con la formación por e-Learning, el participante está desconectado durante la formación pero está disponible para resolver problemas y disponer  del mismo en el caso de emergencia.

Detalle de los posibles costes de formación en modalidad e-elearning:

Costes de realización de la formación:  a través del e-Learning podemos reducir significativamente este apartado de costes. Se eliminan los costes de viajes de instructores, horas, dietas y desplazamientos, cafés en las salas, costes de impresión de papel, fotocopias de prácticas ya que estos elementos se envían o descargan electrónicamente, se eliminan los costes de envío de materiales. Además, se puede automatizar una gran parte de la administración del curso como realización de altas, modificaciones y bajas de participantes así como la automatización de los Diplomas que se pueden generar por bloques de participantes.

Si disponemos de una PGA (Plataforma de Gestión del Aprendizaje) podremos gestionar administrativamente de forma automática muchos aspectos que se realizaban antes de manualmente.

Si vemos que la formación e-Learning 100% no es factible debido a las posibles tasas de abandono, sería conveniente pensar en opciones de formación mixta, otra forma de ahorro es la sustitución de material impreso por material digital que pueda ser visualizado en la pantalla e impreso por el participante en el caso de necesitarlo.

Otros aspectos de ahorro es el facilitar a los animadores/expertos sus tareas de gestión de aprendizaje desde sus domicilios para evitar desplazamientos.

Costes de preparación de las clases y del material: en este caso si incluimos los costes de desarrollo de contenidos de los cursos debemos afirmar que los costes generados son mayores que en formación presencial. Aunque si tenemos que analizar los costes ocultos de preparación de clases que no se suelen imputar en la formación presencial por parte de los instructores internos.

En el sector se acepta de forma generalizada que los instructores en formación presencial  solo cobran por la enseñanza de la clase, esto suele ser verdad si son externos, pero en muchas ocasiones se trata de instructores internos que no especifican tiempos para la preparación de la clase por varios motivos y dedican varias horas de su horario laboral a la preparación de las mismas sin que se computen en el apartado de Costes.

Costes de elementos físicos para realizar la formación: Para conseguir que el e-Learning sea más beneficioso en términos de costes que la formación presencial se deben analizar aspectos de implantación tendentes al ahorro. Es necesario que la implantación del sistema de aprendizaje no conlleve la mejora de las infraestructuras informáticas de la empresa, para ello se necesitaría contar con desarrollos de cursos que fueran capaces de soportar el hardware existente en la organización.

Intentar proyectos 100% e-Learning es más económico que la realización de formación mixta, esta solo se utilizará si no hay otra opción para conseguir el éxito de la acción formativa.

Habilitar normativas para acciones de formación en las que los participantes puedan asistir a clase desde su puesto de trabajo, sin recibir llamadas, ni permitir interrupciones, dejando claramente ver a los demás que esté realizando un curso. Hay empresas que ofrecen un horario de mañanas con carteles que comentan en formación, o con auriculares para que las conversaciones ajenas no les eliminen la concentración, tambien permiten descolgar el teléfono o poner un mensaje diciendo que la persona se encuentra en un proceso de formación y no está disponible hasta determinada hora pudiendo dejar mensaje o que otro compañero/a pueda atenderle.

Para reducir los costes de compra, adaptar las plataformas a las necesidades de la empresa pudiendo adaptar soluciones que sean económicas y testadas sin necesidad de generar sobrecapacidad.

Comprar las licencias de contenidos en base a un escalado de precios por fases de implantación, así se pueden reducir los costes y mejorar el ROI.

En términos de plataformas y administración de servidores es más cómodo y rentable a medio plazo utilizar plataformas ajenas que propias, el modelo de ASP (alquiler de la infraestructura) es el que mejor demuestra el ROI.

Costes de viaje: El e-Learning supera en todos los conceptos a la formación presencial en este capítulo.

Costes de oportunidad:  Si definimos costes de oportunidad a aquellos que se generan por la falta de asistencia de un empleado al puesto de trabajo, estamos también ante un caso ganador para la opción e-Learning respecto a la presencial. Imaginemos que tratamos con un grupo de vendedores que se desplazan una semana desde su puesto de trabajo, al no poder tratar los temas más importantes como gestión de pedidos, atención de asuntos urgentes, la cifra de facturación de la organización se podría bloquear por el curso. Si estos pudieran realizar la formación en sus instalaciones a través de métodos de e-learning podrían acceder a los cursos de forma continuada sin descuidar los asuntos más importantes de su trabajo diario. En este caso hablamos de cantidades directas por las que se ven afectada la cifra de negocios. Algo parecido puede ocurrir con la formación de administradores de sistemas informáticos cuya ausencia puede ser fundamental para la resolución de problemas en la red de la empresa.  

Tiempo dedicado al cálculo del ROI (50%): asignamos el mismo en cada área.

Beneficios de la acción formativa e-Learning

Estos se pueden calcular en dos tipos de variables, las objetivas y las subjetivas. Entendemos que las primeras son aquellas que se refieren a datos fácilmente cuantificables, estos datos los debe aportar el responsable financiero que, con el responsable del departamento afectado y el de RR. HH determina los efectos positivos de la acción formativa vía presencial o vía e-learning. Ejemplos de casos tangibles pueden ser comparativas de productividad sobre el incremento marginal del nivel de productividad que generan los individuos una vez han realizado la formación. En el caso de la fuerza comercial que mejora un determinado porcentaje, caso de administradores de sistemas que aumentan su capacidad de gestión de servidores si reciben una formación apropiada de uso de nuevas herramientas, caso de adaptación y mejora de nuevos procesos colaborativos, etc…

Para conseguir estas cifras es preciso contar con la información de terceros, el compromiso de los departamentos e individuos que van a recibir y promover esta formación es fundamental para la consecución del resultado.

Las variables subjetivas que permiten medir el ROI en el e-Learning se determinan en función de la Dirección General, los directores de departamentos y los responsables de la acción que van a valorar en función de otros objetivos, los efectos positivos de la acción. Ejemplos como la apertura de una línea de negocio cuya rentabilidad se vislumbra a medio plazo, formación sobre temáticas no orientadas a la producción de la empresa que se realiza como una vía de motivación al personal, etc…

La regla del +- 100

Después de haber participado en varios proyectos de implantación del e-Learning en las empresas y conocido las experiencias de otras muchas, creemos que una aproximación básica a analizar previos ROIs es la regla del más menos 100 que nos permita conocer con rapidez cuales proyectos aprovechar y cuales desechar. En este caso nos referimos a los conceptos de más de 100 participantes en las acciones formativas por proyecto e-elearning y menos 100 horas de aprendizaje.

Objetividad en el análisis del ROI:

Es necesario emplear métodos objetivos que reflejen la realidad de los dos métodos de aprendizaje.

La presente tabla ofrece una comparativa de distintos aspectos que deben ser tenidos en cuenta en el momento de calcular las tasas de ROI en acciones formativas:

En e-Learning: todo se mide, el fracaso del participante es tangible mientras que en el caso de la  formación presencial es muy infrecuente medir el nivel de aprendizaje de los participantes. El fracaso del participante es intangible, el del instructor tangible ya que siempre el participante evalúa la calidad de los instructores y del curso. Como contrapartida, el instructor no informa, a no ser en casos extremos, de la falta de atención durante la explicación ni es capaz de determinar el nivel de aprendizaje al no realizar evaluaciones finales.

En e-Learning todo es transparente, el seguimiento, la participación, el aprendizaje, se suele medir la asistencia, y este califica al instructor con lo que no suele ser exigente con los alumnos  Intenta ser lo más interactivo posible, pedagogo y ofrece sus conocimientos, pero no puede saber si cuando alguien le mira está asimilando los conocimientos o simplemente está actuando. En e-learning siempre sabemos si acceden o no, si terminan sus prácticas, si ahorran tiempo o si no aprenden.

Duración de sesiones: en la formación presencial muchas sesiones son superiores a lo deseado, inicialmente, estudios de usabilidad han demostrado que la atención se consigue mantener en un nivel óptimo durante una hora y media como máximo.

En la objetividad del análisis se debe aplicar también a los resultados formativos, si en formación presencial no hacemos evaluaciones ni pedimos que aprendan un porcentaje específico, en formación e-Learning tampoco podemos hacerlo. En algunos departamentos de Recursos humanos equiparan la asistencia al curso presencial con la ejecución del contenido y prácticas por parte del participante en el formato e-learning, estas cifras no pueden ser iguales ya que solo lo serían si en el caso presencial se obligaran a realizar las mismas actividades y se comprobaran posteriormente.

Acceso indexado al contenido: El participante es capaz de decidir que contenidos le interesan eliminando tiempos muertos de recepción de contenido que ya conoce. En formación presencial esto es imposible ya que la entrega de contenido se hace de forma secuencial. Se estiman ahorros en torno al 30% del total para este caso.

Otro punto de vista del ROI:

ROI booleano: Todo lo referido anteriormente trata de cálculos de ROI desde una óptica financiera muy válida para la empresa privada. En el mundo del e-learning hay grandes actores como instituciones públicas o compañías en las que determinadas acciones formativas no se pueden medir por el aumento de la productividad. Por ejemplo, la medida del ROI de la formación de pilotos con simuladores y entrenamientos reales en aviones, no trata de la mejora de la productividad de esta persona, simplemente define la posibilidad que haya servicio o no. Si el piloto no está formado en el aparato y en técnicas de navegación, no hay vuelo. ¿Cómo se calcularía el ROI en este caso? Sería orientado al éxito de la acción formativa, es decir, podríamos definir un ROI positivo porque conseguimos que el piloto sea capaz de volar. Algo parecido sucedería en las Fuerzas Armadas donde la formación va orientada a la utilización de armas de guerra, si recibe la formación y consigue llegar al nivel de rendimiento requerido se puede utilizar el arma con ROI positivo si no consigue esto sería un ROI negativo.

ROI social: Los organismos públicos al planificar sus acciones formativas no solamente tienen en cuenta los costes económicos sino también los beneficios sociales de las acciones ya que no obtienen un resultado directo cuantificable para sus organizaciones sino para el conjunto general de la sociedad

Conclusiones:

Si deseamos que nuestras organizaciones sean más competitivas, adaptadas al entorno, gestionando el cambio, necesitamos que los miembros de la empresa aprendan constantemente para ser capaces de superar los retos que el entorno competitivo y cambiante nos ofrece debemos orientar nuestros esfuerzos hacia la implantación de sistemas de formación ágiles y fiables. El correcto cálculo del ROI y del éxito de las acciones formativas nos facilitarán la implantación de proyectos e-Learning donde se consiga una mejora determinante de las organizaciones.